Il mio metodo in 3 fasi per trasformare la confusione in un sistema d’azione (che funziona davvero)

Siamo costantemente bombardati: email, notifiche di Slack, messaggi su WhatsApp da clienti o colleghi, la lampadina da cambiare che ti viene in mente mentre sei sotto la doccia, l’idea geniale alle 2 di notte. Il risultato? Stress costante, la sensazione di essere sempre “indietro” e, peggio ancora, errori.

Gli errori, piccoli o grandi, sono quasi sempre figli della fretta, della dimenticanza o della confusione. Si perde un dettaglio, si dimentica una scadenza, non si dà seguito a una richiesta.

Dopo anni di tentativi, ho messo a punto un sistema in 3 fasi che mi ha permesso non solo di triplicare la mia produttività, ma di abbattere drasticamente gli errori, stimerei di almeno un 70%. Non è magia, è metodo. E si basa sull’uso combinato di tre pilastri.

Fase 1: Il Flusso Unico (Il “Grande Raccoglitore”)

Il primo problema da risolvere è la dispersione. Se le tue cose da fare sono sparse tra post-it, un’app di note, la memoria, le email e le chat di WhatsApp, hai già perso.

Il primo passo è creare un flusso di gestione unico.

Nel mio caso, tutto deve confluire in un solo posto: la mia casella di posta elettronica.

Email di lavoro? Ovviamente è già lì.

Collega che scrive su WhatsApp per un task? Gli rispondo gentilmente: “Ottimo, mi mandi una mail così non me ne dimentico?” Se insiste o è urgente, inoltro io stesso il suo messaggio alla mia mail.

Idea che mi viene in mente all’una di notte? Prendo il telefono e mi auto-invio una mail. Oggetto: “Idea Progetto X”.

Task personale? Stessa regola. “Chiamare giardiniere” o “Comprare lampadina” diventano email a me stesso.

L’obiettivo non è fare le cose, ma raccoglierle. La tua casella di posta diventa un “Inbox” universale, l’unico posto dove guardare per sapere cosa c’è da processare. Non devi più fidarti della tua memoria. Questo, da solo, elimina il 50% degli errori dovuti a dimenticanze.

Fase 2: Lo Smistamento (Il Metodo GTD Semplificato)

Ora hai un Inbox che si riempie velocemente. Il secondo passo è processarlo regolarmente (una o due volte al giorno, non ogni 5 minuti!!).

Qui entra in gioco il metodo GTD (Getting Things Done) di David Allen. In estrema sintesi, il GTD si basa su un principio: la tua mente è fatta per avere idee, non per trattenerle. Bisogna quindi svuotare la mente e mettere ogni cosa in un sistema fidato.

Quando processi il tuo “Flusso Unico”, applichi le regole base del GTD a ogni elemento (nel nostro caso, a ogni mail):

Cos’è?

È un’azione da compiere?
NO: Archiviala, cancellala o mettila in un’etichetta “Incubatore/Un giorno”.

SÌ: Richiede un’azione, prosegui sotto.

L’azione da fare richiede meno di 2 minuti?
SÌ: Falla subito. (Es. “Rispondi a Mario: ok per le 15.00”).

NO: Passa alla Fase 3.

Per gestire questo smistamento, chi usa Gmail può sfruttare le etichette (es. @Da Fare, @Attesa, @Commerciale @idee da sviluppare). Personalmente, per tenere sempre sotto controllo il volume di attività da processare, uso questa configurazione sotto che mi permette di avere una vista unica e prioritaria direttamente nella prima pagina di Gmail.

Il risultato finale è quello che vedi nell’immagine sotto. Ho volutamente cercato di oscurare il meno possibile in modo da darti uno spunto concreto su come poter in caso replicare la mia configurazione. Per assegnare poi le mail ai vari contenitore ti basterà cliccare sul simbolo (es. stellina se non ancora gestita, punto esclamativo, ecc..) per assegnarlo al contenitore corretto.

L’obiettivo di questa fase è raggiungere il mitico “Inbox Zero”: la tua casella di posta in arrivo è vuota, perché ogni mail ha ricevuto un primo flusso di approvazione.

Passando quindi agli esempi pratici, come prima cosa eliminiamo quindi le email che non ci interessano (nel caso sopra via la pubblicità dei viaggi in Lapponia, preferisco il caldo). Poi, se è una risposta rapida che riesci a gestire in 2/3 minuti la gestisci SUBITO decidendo poi se andrà contrassegnata come “In Attesa” perché attediamo una risposta o se possiamo dimenticarla togliendo ogni tipo di etichetta a facendola sprofondare nel grande calderone delle email da dimenticare che recupereremo tramite ricerca solo se dovesse essere necessario.

Se invece è un attività che richiede del tempo per essere risposta, oppure deve essere messa a calendario o diventerà un task la mettiamo in “Da Fare” che rappresenta il nostro carico di lavoro da smaltire.

Mi raccomando, non creare troppi “contenitori” e ricorda meno ce ne sono da controllare meglio è. Partite solo con “Da Fare” e “In Attesa” e solo dopo alcuni mesi valutate se è il caso di aggiungerne una, al massimo 2. Più ne avete più cresce lo stress e il margine di errore, fidatevi.

Potete in caso aiutarvi con le etichette, come faccio io, per dare un colore e avere dei rapidi filtri. Ad esempio se devo vedere alcune cose con “Giulia” posso cliccare sull’etichetta “Da vedere con Giulia” e filtrare solo le attività da smarcare con lei.

Fase 3: L’Esecuzione (Kanban o Calendario?)

Abbiamo visto che le attività che richiedono più di 2 minuti devono quindi “atterrare” da qualche parte. Qui il sistema si divide in due percorsi, a seconda del tuo tipo di lavoro.

Percorso A: L’Operatività “Agile” (La Kanban)
Se il tuo lavoro è fatto di operatività day-by-day, task multipli, progetti che avanzano per piccoli step (come sviluppo software, marketing operativo, gestione contenuti), il sistema migliore è la Kanban.

Ogni task smistato nella Fase 2 diventa una “card” in una board (puoi usare Trello, Asana, ClickUp, Notion, ecc.). La board è divisa in colonne semplici:

  • Backlog (Da Fare): Il parcheggio di tutte le card create.
  • To Do (Da fare questa settimana): Le priorità selezionate.
  • In Progress (In Lavorazione): Cosa stai facendo ora (non più di 1-3 cose).
  • In Test (Da verificare) : Se richiede l’approvazione di qualcuno
  • Done (Fatto): La colonna della soddisfazione.

Non voglio dilungarmi troppo sul metodo Agile, ma diciamo che questo approccio ti dà una visione chiara del flusso di lavoro, ti obbliga a non fare “multitasking” selvaggio e ti permette di vedere i colli di bottiglia.

Percorso B: La Gestione “Strategica” (Il Calendario)
Se invece il tuo lavoro è a un livello più alto – fatto principalmente di call commerciali, supervisione di progetti, rapporti con i partner, riunioni strategiche – puoi lavorare quasi esclusivamente sul Calendario.

In questo caso, ogni “task” smistato diventa un blocco di tempo nel tuo calendario (si chiama time-blocking).

“Preparare report per il Partner X” non è un task vago, ma un blocco di 2 ore mercoledì dalle 10:00 alle 12:00.

“Call commerciale con Cliente Y” è già nel calendario.

Lavorare solo sul calendario ti costringe a essere realistico su quanto tempo hai davvero a disposizione. Se il calendario è pieno, non puoi accettare altro lavoro.

L’Approccio Ibrido (Il migliore, secondo me)
Per la maggior parte di noi, la verità sta nel mezzo. Io uso un sistema ibrido tra Kanban per tracciare tutti i task operativi e Calendario per inserire le scadenze importanti (es. “Pubblicazione Articolo Blog”) e, soprattutto, per bloccare il tempo per lavorare ai task della Kanban (es. “Martedì 14:00-16:00: Focus Lavoro Progetto X”).

Questo mi dà sia la visione del flusso (Kanban) sia la visione della capacità (Calendario).

Sotto trovate come gestisco il calendario per darvi un spunto. La divisione cromatica mi aituta a distinguere le attività e la loro eventuale “flessibilità” nell’essere spostata in caso di emergenza. Le cose “private” sono in viola, le attività da fare in azzurro, in verde segno call e appuntamenti , in giallo le attività commerciali. Tramite Google Calendar potete anche avere anche delle percentuali di uso del tempo.

La potenza e nulla… senza un revisione costante!
Questo sistema crolla se non viene costantemente e rigorosamente applicato. Il segreto per tenerlo in piedi è la revisione giornaliera e settimanale per:

  • Svuotare tutti gli inbox (mail, appunti, testa).
  • Rivedere la Kanban: cosa è stato fatto? Cosa va fatto settimana prossima?
  • Rivedere il Calendario della settimana passata e di quella futura.
  • Aggiornare le priorità.

Questo rituale ti permette di avere sempre la mente lucida e il sistema pronto, azzerando l’ansia da “chissà cosa mi sono dimenticato“.

Conclusione

Questo sistema – Flusso Unico > Smistamento GTD > Esecuzione Kanban/Calendario – non è complesso, ma richiede disciplina. I benefici, però, sono Enormi.

Triplicare la produttività non significa lavorare di più, ma lavorare meglio, sulle cose giuste, senza interruzioni. Abbattere gli errori significa eliminare i costi (di tempo e denaro) della confusione.

È un percorso che trasforma il caos in controllo.